Ar ieškote lengvo, bet paprasto būdo bendradarbiauti ir pasidalyti užduotimis su savo komanda? „ Microsoft Planner“ programa padeda jums tai padaryti ir dar daugiau.

Nuo pat įdiegimo „Microsoft Planner“ programa padėjo įvairioms komandoms visame pasaulyje, padėdama joms kurti naujus planus, organizuoti ir priskirti skirtingas užduotis, dalytis dokumentais, pokalbio metu aptarti, ką kiekvienas asmuo dirba šiuo metu, ir gauti kiekvienos užduoties pažangą.

Paprasčiau tariant, programa suteikia vaizdinį būdą organizuoti komandinį darbą ir nuolat sekti pažangą atliekant įvairias užduotis.

Programa sukurta „Office 365“, tačiau ji prieinama tik vartotojams, turintiems „Office 365 Enterprise“ (E1-E5), „Business Essentials“, „Business Premium“ ir „Education“ prenumeratos planus.

Tai reiškia, kad jo negalima įsigyti nei vyriausybei, nei asmeniniam naudojimui.

Kai kurios užduotys, kurias galite atlikti naudodamos „Microsoft Planner“ programą, yra:

• Bendradarbiavimas su savo komanda
• Pridėkite failus, nuotraukas, dokumentus ar nuorodas
• Pridėkite kontrolinius sąrašus prie užduočių
• Pridėkite komentarus prie užduočių
• Pažymėkite užduotis etiketėmis
• Nustatykite ir atnaujinkite užduočių eigą
• Nustatykite arba pridėkite užduočių peržiūros paveikslėlį
• Peržiūrėkite savo planų eigą
• Peržiūrėkite visas užduotis ir planus
• Gaukite el. Laiškus apie užduotis ir planus
• Ištrinkite užduotis ar planus
• Stebėkite pažangą bet kur, bet kuriame įrenginyje

Kaip sukurti planą „Microsoft Planner“ programoje

„Microsoft Planner“ leidžia kurti planą, organizuoti ir suburti komandą, priskirti užduotis ir gauti pažangos atnaujinimus.

Naujieji „Microsoft Planner“ vartotojai gali pradėti apsilankyti užduotys.office.com, sukurti planus žiniatinklio programoje, tada peržiūrėti ir atnaujinti savo planus mobiliajame telefone. Esami vartotojai gali gauti „Planner“ naudodami internetą ar mobiliąsias platformas.

Norėdami pradėti, atlikite šiuos paprastus veiksmus:

1. Prisijungti
2. Sukurkite planą
3. Pridėkite užduotį
4. Nustatykite užduoties datą
5. Suskirstykite užduotis į kategorijas
6. Pridėkite žmonių iš savo komandos
7. Skirkite užduotis skirtingiems komandos nariams
8. Sekite progresą

1 veiksmas: prisijunkite

Kaip minėta anksčiau, „Microsoft Planner“ galima tik norint prenumeruoti darbą ar mokyklą, todėl norint prisijungti, reikia savo darbo ar mokyklos paskyros prisijungimo duomenų.

Svarbu atkreipti dėmesį, kad norint naudoti programą nereikia jokių kompiuterio ar kito įrenginio programinės įrangos diegimų. Jūs tiesiog prisijungiate prie jo per savo interneto naršyklę.

Prisijungę galite atlikti šiuos veiksmus:

• Pasiekite savo darbo ar mokyklos planuotojo svetainę
• Peržiūrėkite, redaguokite ir kurkite planus
• Peržiūrėkite, redaguokite ir kurkite užduotis
• Kalbėkitės su komandos nariais
• Sekite planų ir užduočių eigą

Štai kaip prisijungti prie „Microsoft Planner“:

1. Atidarykite interneto naršyklę
2. Adreso juostoje įveskite http://office.com/signin arba
3. Paspauskite klaviatūros mygtuką „Enter“
4. Pasirinkite abonementą, prie kurio norite prisijungti
5. Įveskite pasirinktos paskyros el. Pašto adresą ir slaptažodį
6. Prisijungti

Pastaba: jei jau esate prisijungę arba turite „Office 365“ aplinką savo darbo vietai, galite tiesiogiai prisijungti prie „Microsoft Planner“ per programų paleidimo priemonę.

Atlikite šiuos veiksmus, kad tai atliktumėte:

1. Naršyklės lange pasirinkite programų paleidimo priemonę
2. Pagrindiniame puslapyje arba programos srityje pasirinkite plytelę Planner
3. Prisijunkite prie „Planner“

Paskyros kūrimas naudojant „Microsoft Planner“

Norėdami prisijungti, jūsų darbo ar mokyklos įstaiga turi būti užsiregistravusi tinkamam „Office 365“ planui, tada jūsų administratorius suteikia jums sąskaitą.

Jei nepaisant to nepavyksta prisijungti, susisiekite su savo darbo ar mokyklos pagalbos tarnyba.

2 žingsnis: sukurkite planą

Prisijungę prie „Microsoft Planner“ galite patekti į svetainę ir taip pamatyti kiekvienos „Office 365“ grupės turimus planus.

Yra du skirtingi planų tipai: viešasis ir privatusis.

Viešieji planai yra matomi visiems jūsų darbe ar mokykloje veikiantiems asmenims, ty jie atsiranda visada, kai kas nors iš organizacijos ieško plano, tuo tarpu privatūs planai yra matomi konkretiems žmonėms, pridėtiems prie plano.

Pastaba: jei savo planą padarysite viešą ar privatų, jūsų „Office 365“ grupė taip pat bus padaryta vieša arba privati.

Norėdami sukurti planą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite planą eidami į Mėgstamiausi planai arba Visi planai (taip pat galite pradėti naują planą pasirinkdami Naujas planas
2. Jei pasirinksite Naujas planas, nurodykite savo plano pavadinimą

   

3. Pasirinkite, kas gali pamatyti jūsų planą
4. Pasirinkite Parinktys, norėdami:

• Pridėti aprašymą
• Nuspręskite, ar automatiškai užsiprenumeruoti naujus narius

1. Sukurkite planą

Pastaba: sukurdami naują planą, taip pat sukuriate naują „Office 365“ grupę. Tai palengvina bendradarbiavimą tiek su „Microsoft Planner“, tiek su kitomis programomis, tokiomis kaip „Outlook“ ir „OneDrive“.

Sukūrę planą, kitas žingsnis yra užduočių pridėjimas.

3 veiksmas: pridėkite užduotis, nustatykite datas ir suskirstykite į kategorijas

Taigi sėkmingai prisijungėte, sukūrėte planą ir dabar norite pridėti užduočių prie savo plano.

Pridedant užduotis paprasčiausiai išskaidoma, ką ir kam reikia atlikti.

Štai kaip pridėti užduočių prie savo plano:

1. Po langeliu „To do“ įveskite užduoties pavadinimą
2. Pasirinkite Pridėti užduotį (galite pridėti keletą užduočių įvesdami užduoties pavadinimą, tada paspauskite „Enter“ ir toliau rašykite, kad pridėtumėte daugiau. Jei nematote langelio „Atlikti“, spustelėkite + pliuso ženklą, kad būtų parodytas langas, tada pridėkite užduotį.

Prie savo užduočių galite pridėti daugiau informacijos ir nustatyti išvaizdą lentoje.

„Microsoft Planner“ leidžia atlikti šias užduotis:

• Nustatykite kiekvienos užduoties peržiūros paveikslėlį. Norėdami tai padaryti, pridėkite failą, nuotrauką ar nuorodą prie užduoties arba pridėkite kontrolinį sąrašą.

Pirma pridėta nuotrauka, failas ar nuoroda tampa peržiūra. Jei kaip vaizdą norite naudoti kitą priedą arba vietoj jo naudoti aprašą, pasirinkite užduotį, tada pasirinkite Rodyti kortelėje. Norėdami pašalinti peržiūrą, panaikinkite žymėjimą laukelyje Rodyti kortelėje.

• Pridėkite užduoties pradžios laiką ir datą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite užduotį, tada pridėkite pradžios datą ir terminą.

Data taip pat gali būti pridedama, kai kuriate naują užduotį pasirinkdami Nustatyti terminą.

Jei pastebite, kad data yra raudona, tai reiškia, kad užduotis yra atidėta, net jei ji vis dar vykdoma.

• Pažymėkite užduotis etiketėmis. Etiketės padeda greitai pastebėti bruožus, kuriuos bendrina įvairios užduotys, pvz., Vieta, laikas ir užduoties reikalavimai.

Norėdami pridėti etiketes prie savo užduočių, eikite į lentą, pasirinkite užduotį, dešinėje pasirinkite spalvotus langelius, tada pasirinkite vėliavą, kurią naudosite, ir pavadinkite ją.

4 žingsnis: Įtraukite žmones į savo komandą

Norėdami įtraukti žmones į savo komandą, atlikite šiuos veiksmus:

• Eikite į „Planner“
• Pasirinkite Nariai
• Įveskite nario, kurį norite pridėti, vardą

Pastaba: šiuo metu jūs galite pridėti tik žmones savo organizacijoje. Tačiau yra kuriamas planas, leidžiantis vartotojams įtraukti žmones už savo organizacijų ribų. Galite peržiūrėti daugiau šiuo metu kuriamų funkcijų „Office 365“ kelio plane.

Kai pridėsite žmonių, galėsite jiems priskirti užduotis.

Jei jums reikia ką nors pašalinti iš sąrašo arba jums jo nebereikia plane, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite rodyklę šalia Plano nariai
2. Nukreipkite asmenį, kurį norite pašalinti
3. Pasirinkite tris taškus
4. Pasirinkite Pašalinti

5 žingsnis: Sekite progresą

• Nustatykite ir atnaujinkite užduoties eigą. „Microsoft Planner“ programa suskirsto užduotis į dar nepradėtas, vykdomas ir baigtas užduotis.

Galite atnaujinti pažangą pasirinkdami užduotį, tada naudokite išskleidžiamąjį meniu Pažanga. Norėdami stebėti užduočių eigą, galite naudoti kontrolinį sąrašą. Tačiau, jei jūs ieškote platesnio plano arba norite pamatyti bendrą užduočių eigą, diagramų rodinys jums tai pateiks. Baigę užduotį pažymėkite ją kaip baigtą, pažymėdami ją ir pažymėdami varnelę.

Pastaba: atliktas užduotis galite peržiūrėti slinkdami užduočių sąrašą žemyn ir pasirinkdami Rodyti baigtą.

Kai užduotys bus nustatytos, galėsite jas suskirstyti į segmentus ir pridėti tuos, su kuriais bendradarbiausite dirbdami.

Kaip gauti el. Pašto pranešimus apie užduotis

Kartais norite sekti savo užduotis kelyje, o tai padaryti įmanoma naudojant el. Pašto pranešimus „Microsoft Planner“ programoje.

El. Pašto pranešimai suaktyvinami sukūrus planą, kai esate pridedami kaip esamo plano nariai, jei kitas narys komentuoja jūsų komentuojamą užduotį, jei plano savininkas įjungia pranešimus apie užduoties veiklą arba jei esate užsiprenumeravę planas.

Plano savininkai taip pat gali siųsti pranešimus per programą į plano sklaidos kanalą, kai paskirta užduotis arba pažymima kaip atlikta.

Pranešimai paprastai išjungiami pagal numatytuosius nustatymus, todėl norėdami juos gauti turite įjungti.

Norėdami gauti pranešimus el. Paštu, tai turite padaryti:

• Pasirinkite tris taškus plano dešinėje
• Pasirinkite Redaguoti planą

  

• Pasirinkite Siųsti pranešimus apie užduoties priskyrimą ir užduoties įvykdymą plano pokalbių sklaidos kanale
• Pažymėkite langelį, kad įjungtumėte pranešimus (jei norite išjungti pranešimus, panaikinkite žymėjimą tame pačiame laukelyje).

Norėdami užsiprenumeruoti planą, pasirinkite tris taškus, esančius plano dešinėje, tada pasirinkite Stebėti planą gautuosiuose. Atlikite tą patį norėdami atsisakyti prenumeratos, tačiau gautuosiuose pasirinkite Stabdyti planą.

„Microsoft Planner“ programos pranašumai ir trūkumai

Argumentai už

• Organizuokite komandinį darbą ir padarykite daugiau
• Paprastas naudoti, nes galite jį paleisti vienu paspaudimu
• Organizuokite darbą vizualiai
• Matomumas ir skaidrumas
• Sklandus bendradarbiavimas su komanda
• Pranešimai el. Paštu apie užduotis ir planus
• Dirbkite visuose savo įrenginiuose
• Galimi kanalai, skirti siųsti atsiliepimus, jei kiltų problemų dėl programos

Minusai

• Negalima asmeniniam ar vyriausybės naudojimui
• Programa nėra visiškai sukurta, kaip ir kitos komandos bendradarbiavimo programos, tokios kaip „Asana“, nes kai kurios funkcijos vis dar tobulinamos

Atsisiųskite programą „Planner“ iš „Microsoft Office Store“.

Toliau komentarų skiltyje pasidalinkite su mumis naudodamiesi „Microsoft Planner“ programa.